Kick-off meeting je úvodní setkání, kterým se něco rozbíhá: nový projekt, spolupráce s klientem, nebo celý firemní rok. Lidé se na něm dozvědí, proč na věci pracují, co se od nich čeká, kdo za co odpovídá a jak spolu budou komunikovat. Níže najdete rozdíl mezi projektovým a firemním kick-offem, ukázkové programy, text pozvánky a co připravit předem.
Projektový, nebo firemní kick-off
| Projektový kick-off | Firemní kick-off | |
|---|---|---|
| účel | rozjet konkrétní projekt nebo spolupráci | představit cíle a plány na rok nebo pololetí |
| kdo přijde | projektový tým, zadavatel, případně klient a dodavatelé | celá firma nebo divize |
| délka | 60 až 120 minut | půl dne až celý den, často s večerním programem |
| kdy | po schválení projektu, před začátkem prací | nejčastěji v lednu, na začátku fiskálního roku nebo po velké změně |
| kde | zasedačka, online, u klienta | sál nebo eventový prostor mimo kancelář |
Kdo kick-off vede a kdo na něj patří
- Projektový manažer nebo vedoucí týmu setkání připravuje a moderuje.
- Zadavatel projektu vysvětlí, proč projekt vzniká a co od něj firma čeká. U firemního kick-offu tuto roli má vedení.
- Tým, který bude na projektu pracovat, včetně externistů.
- Klient, pokud jde o zakázku. Interní detaily probraste na samostatné schůzce předem.
Program projektového kick-offu
| Minuty | Bod programu |
|---|---|
| 0–10 | úvod a představení, kdo je kdo a za co odpovídá |
| 10–25 | proč projekt děláme: cíl, přínos, jak poznáme, že se povedl |
| 25–40 | rozsah: co je a co není součástí projektu |
| 40–55 | harmonogram, milníky a termíny, které se nedají posunout |
| 55–70 | role a komunikace: kdo schvaluje, kde se sdílejí dokumenty, jak často se scházíme |
| 70–85 | rizika a otevřené otázky |
| 85–90 | shrnutí, další kroky a kdo co udělá do příští schůzky |
Podklady pošlete den nebo dva předem, ať se na setkání neprezentuje to, co si lidé mohou přečíst sami. Do druhého dne rozešlete zápis s úkoly, termíny a jmény.
Program firemního kick-offu
| Čas | Program |
|---|---|
| 9:00 | registrace, káva a snídaně |
| 9:30 | úvod vedení: jaký byl minulý rok a kam firma míří |
| 10:15 | cíle a plány týmů, krátké prezentace |
| 11:15 | přestávka |
| 11:30 | host zvenku nebo panelová diskuse |
| 12:30 | oběd |
| 13:30 | workshopy v menších skupinách |
| 15:30 | výstupy z workshopů a otázky na vedení |
| 16:30 | ocenění za minulý rok, konec pracovní části |
| 18:00 | večerní program: večeře, hudba, novoroční přípitek |
Prezentace držte krátké, nejvýš 15 až 20 minut na řečníka. Na otázky na vedení nechte dost času a sbírejte je i anonymně, třeba přes online hlasování. Workshopy potřebují místnosti nebo kouty, kde se skupiny navzájem neruší.
Text pozvánky
Údaje v hranatých závorkách nahraďte vlastními.
Předmět: Kick-off projektu [název], [den v týdnu a datum]
Dobrý den,
zvu vás na úvodní setkání k projektu [název] [den v týdnu a datum] od [čas] do [čas] v [místo nebo odkaz na online schůzku]. Projdeme cíle projektu, harmonogram, role a způsob komunikace. Podklady najdete v příloze, přečtěte si je prosím předem. Pokud nemůžete přijít, dejte mi vědět do [datum].
[jméno]
Milé kolegyně a kolegové, rok [rok] zahájíme společným kick-offem [datum] v [název prostoru], [adresa]. Od [čas] nás čeká představení plánů na letošní rok a workshopy, od [čas] večerní program s večeří. Registrujte se prosím do [datum] přes [odkaz].
Kde firemní kick-off uspořádat
Projektový kick-off zvládnete v zasedačce. Pro celou firmu se vyplatí prostor mimo kancelář: lidé neodbíhají k e-mailům a pracovní program spojíte s večerní oslavou bez přejíždění. Na co se ptát:
- Sál pro všechny v divadelním uspořádání a místnosti nebo kouty na workshopy.
- Technika: projekce čitelná ze zadních řad, mikrofony pro řečníky i otázky z publika, stream pro kolegy na dálku.
- Catering na celý den: snídaně, coffee breaky, oběd a večeře nebo raut.
- Večerní program ve stejném prostoru, nebo bar kousek od něj.
- Doprava: MHD, parkování, případně autobus pro kolegy z poboček.
Kolik místa potřebujete pro které uspořádání, spočítá kalkulačka kapacity. Lednové termíny bývají volnější než prosincové, kdy prostory obsazují vánoční večírky. Prostory, kde se dá spojit pracovní program s večerní oslavou, najdete na stránce novoroční večírek a kick-off.
Eventové prostory pro kick-off
Zobrazit všechny
Checklist před kick-offem
- cíl setkání v jedné větě,
- pozvánka s programem aspoň dva týdny předem, u firemního kick-offu měsíc,
- podklady k přečtení předem,
- prezentace v jedné šabloně a v jednom souboru,
- vyzkoušená technika a záložní notebook,
- kdo píše zápis a kdy ho rozešle,
- krátký dotazník po akci: co fungovalo a co příště změnit.
Časté otázky
Co znamená kick-off meeting?
Úvodní schůzku, která oficiálně zahajuje projekt, spolupráci nebo firemní rok. Název pochází z výkopu, kterým začíná fotbalový zápas.
Jak dlouho má kick-off trvat?
Projektový 60 až 120 minut. Firemní kick-off půl dne až celý den, často s večerním programem.
Kdo kick-off vede?
Projektový kick-off vede projektový manažer nebo vedoucí týmu, firemní kick-off vedení firmy, často s moderátorem.
Když hledáte prostor na firemní kick-off, popište akci v hromadné poptávce. Nabídky vám pošlou prostory, které mají v termínu volno. Další tipy na přípravu najdete v článku jak zorganizovat firemní akci.
