Firemní akce se liší velikostí i programem, ale příprava má pokaždé stejné pořadí: cíl, rozpočet, termín, prostor, dodavatelé, pozvánky a den akce. Kdo tohle pořadí dodrží, nemusí nic dohánět na poslední chvíli. Postup krok za krokem doplňují odkazy na podrobné návody.
1. Cíl a typ akce
Nejdřív si řekněte, co má akce přinést: poděkovat týmu, stmelit nové kolegy, představit plány, nebo pohostit klienty. Od cíle se odvíjí formát:
| Cíl | Formát | Kde hledat prostor |
|---|---|---|
| poděkování a oslava | firemní večírek | prostory pro firemní večírek |
| spolupráce v týmu | teambuilding, workshop | prostory pro teambuilding, prostory na workshop |
| předání informací | konference, školení, kick-off | konferenční prostory, novoroční kick-off |
| reprezentace firmy | ples, galavečer, výročí | prostory pro společenské akce |
| konec roku | vánoční večírek | prostory pro vánoční večírek |
| léto venku | grilování, piknik | prostory pro letní firemní akce |
2. Rozpočet
Rozpočet sestavte po položkách a v přepočtu na hosta, aby šly porovnat různé nabídky:
- prostor: nájem, minimální útrata, nebo balíček na osobu,
- jídlo a pití,
- technika a technik,
- program: moderátor, hudba, vystoupení,
- foto a video, dekorace, tisk,
- doprava hostů, šatna, ostraha,
- rezerva kolem deseti procent.
Pro představu o jídle: pražský catering Fudík, se kterým spolupracujeme, uvádí ve veřejném ceníku raut od 600 do 2 400 Kč na osobu jen za jídlo, bez nápojů, dopravy a obsluhy. Daňové dopady akce proberte s účetní předem. Víc o jídle najdete v článku Catering na firemní akci.
3. Termín
Lidé na Prostormatu poptávají prostor zhruba sedm a půl týdne před akcí, polovina poptávek přichází čtyři až čtrnáct týdnů předem. Akci pro sto a více lidí začněte připravovat tři až šest měsíců předem. Nejvíc poptávek míří na září, červen, květen a prosinec. Zhruba polovina hromadných poptávek za poslední rok se týkala listopadu a prosince. Nejklidnější je leden, kdy je větší šance na volný termín.
4. Prostor
Prostor vybírejte podle počtu hostů a uspořádání, ne podle nejvyššího čísla v popisu. Stejná místnost pojme ve stoje až dvakrát víc lidí než u stolů. Kolik místa potřebujete, si spočítáte v kalkulačce kapacity.
Před rezervací se ptejte na cenu pro váš počet hostů, pravidla pro catering, hudbu po 22. hodině, storno podmínky a čas na přípravu. Deset nejčastějších chyb shrnuje článek Jak vybrat prostor na akci. Když chcete oslovit víc míst najednou, pošlete hromadnou poptávku.
5. Dodavatelé
- Catering: ověřte, jestli prostor dovolí externího dodavatele, a objednejte dva až čtyři týdny předem.
- Technika: ozvučení, projekce, světla a technik na celou akci.
- Program: moderátor, DJ nebo kapela, vystoupení. Nápady najdete v článku Program na firemní akci.
- Foto a video, případně doprava hostů.
Se všemi dodavateli mějte písemnou objednávku s časem příjezdu, rozsahem služeb a storno podmínkami. Jeden člověk z firmy by měl mít kontakty na všechny a na den akce přehled, kdo co dělá.
6. Pozvánky a registrace
- Termín oznamte co nejdřív, u prosincových akcí už v říjnu.
- Pozvánku pošlete zhruba čtyři až šest týdnů předem s termínem pro potvrzení účasti.
- V potvrzení se zeptejte na dietní omezení a jestli host přijde s doprovodem.
- Upozorněte, že se na akci bude fotit.
- Týden a den předem pošlete připomínku s adresou a spojením.
7. Den akce
Sepište harmonogram po čtvrthodinách: příjezd dodavatelů, stavba, zkouška techniky, příchod hostů, program, konec a úklid. K harmonogramu přidejte telefonní čísla na všechny dodavatele a kontaktní osobu v prostoru. Na místo přijďte s předstihem a nechte si rezervu na nečekané situace.
8. Po akci
Poděkujte hostům, pošlete fotky a krátký dotazník a zkontrolujte vyúčtování podle objednávek. Poznámky, co fungovalo a co ne, se hodí na příští akci.
Vlastními silami, nebo s agenturou?
Menší akce v prostoru s vlastním cateringem a technikou zvládnete sami. U velkých akcí s produkcí, zahraničními hosty nebo krátkým termínem se vyplatí agentura. Jak se rozhodnout, rozebíráme v článku Eventová agentura, nebo vlastními silami. Prostormat umí akci zařídit i za vás, stačí vyplnit poptávku na organizaci akce.
Checklist v kostce
- Cíl, formát a počet hostů jsou jasné.
- Rozpočet je rozepsaný po položkách a v přepočtu na hosta.
- Máte dva až tři náhradní termíny.
- Prostor je rezervovaný a smlouva zkontrolovaná.
- Dodavatelé mají písemné objednávky.
- Pozvánky odešly a potvrzení se sbírají včetně dietních omezení.
- Harmonogram dne a kontakty mají všichni, kdo na akci pracují.
- Po akci odejde poděkování, fotky a dotazník.
