Prostor patří k největším položkám rozpočtu a rozhodnutí o něm se nejhůř mění. Většina problémů se přitom neukáže při prohlídce, ale až v den akce: sál je po rozestavění stolů těsný, hudba musí ve 22 hodin ztichnout, catering nemá kde ohřát jídlo. Sepsali jsme deset chyb, které při výběru prostoru vidíme nejčastěji, a otázky, kterými se jim dá předejít.
1. Kapacita bez ohledu na uspořádání
Číslo „až 150 osob“ v popisu prostoru obvykle znamená hosty ve stoje. Jakmile postavíte stoly, pódium nebo raut, vejde se jich výrazně méně. Než začnete porovnávat, ujasněte si, jak budou hosté sedět nebo stát, a ptejte se na kapacitu pro konkrétní uspořádání.
| Uspořádání | Kdy se hodí | Orientačně na hosta |
|---|---|---|
| Ve stoje (koktejl, raut) | networking, večírek | 0,8–1 m² |
| Divadelní (řady židlí) | přednáška, konference | 1–1,2 m² |
| Banketové (kulaté stoly) | večeře, galavečer | 1,4–1,8 m² |
| Školní (stoly v řadách) | školení, workshop | 1,8–2,2 m² |
| Tvar U, jeden velký stůl | porada, menší workshop | 2,5–3,5 m² |
Jde o hrubé hodnoty z eventové praxe. Počítejte navíc s místem pro bar, raut, DJ, pódium a šatnu a s tím, že sloupy nebo členitý půdorys kapacitu dál snižují. V profilech na Prostormatu uvádíme kapacitu zvlášť pro sezení a pro stání. Když si nejste jistí, požádejte provozovatele o půdorys a fotky z akce podobné té vaší. Orientační výpočet pro váš počet hostů nabízí kalkulačka kapacity.
2. Porovnávání cen, které se porovnat nedají
Pražské prostory účtují velmi různě. Někde platíte nájem za hodinu nebo den, restaurace a bary často místo nájmu chtějí minimální útratu, jinde dostanete balíček na osobu s jídlem a pitím. K tomu se přidávají položky, které v první nabídce chybí:
- technik a pronájem techniky,
- úklid, ostraha, šatna,
- příplatek za prodloužení po dohodnutém konci,
- servisní poplatek a DPH (ověřte, jestli je cena s daní, nebo bez ní),
- poplatek za externí catering, korkovné nebo vlastní dort.
Požádejte o rozpočet pro váš počet hostů a délku akce a nabídky pak srovnávejte v přepočtu na hosta.
3. Hudba a konec akce po 22. hodině
Od 22 do 6 hodin platí noční klid a prostory v obytných domech ho často řeší přísně: hudba jen do určité hlasitosti, nebo rovnou konec akce. U večírků je to jedno z nejčastějších nepříjemných překvapení. Zeptejte se na tři věci: do kolika může hrát hudba, jestli smí hrát živá kapela nebo DJ a kdy musí odejít poslední host.
4. Catering až na poslední chvíli
Některé prostory mají vlastní kuchyni nebo smluvního dodavatele a jiný catering nepustí, jinde je externí catering povolený za poplatek. Zjistěte také, jestli je k dispozici výdejní kuchyně, lednice a dost zásuvek na ohřev jídla a kudy a kdy může dodavatel navážet. Pokud chcete vlastní víno nebo dort, ptejte se na korkovné a poplatek za dort předem. Podrobněji v článku Catering na firemní akci.
5. Technika, která funguje jen na papíře
„Projektor k dispozici“ může znamenat cokoli od sálové techniky po přenosný projektor, jehož obraz ve světlé místnosti nebude vidět. Nechte si potvrdit:
- velikost plátna nebo obrazovky a jestli jde místnost zatemnit,
- počet bezdrátových mikrofonů a jeden náhradní,
- ozvučení pro mluvené slovo i pro hudbu,
- Wi-Fi, která zvládne všechny hosty najednou, případně kabel pro stream,
- jestli bude technik na místě po celou dobu akce a kolik stojí.
6. Cesta hostů, kterou nikdo nevyzkoušel
Krásný prostor na okraji Prahy se vymstí, když hosté hledají vchod, parkují po okolí nebo po půlnoci čekají na taxi. Ověřte vzdálenost od metra nebo tramvaje, noční spoje, počet parkovacích míst a bezbariérový přístup včetně toalet. Zeptejte se také, kudy se dostane catering a technika: schody, výtah, zásobovací vjezd.
7. Terasa nebo zahrada bez plánu B
Venkovní prostory patří v létě k nejžádanějším, ale počasí se objednat nedá. Domluvte si předem náhradní vnitřní prostor nebo stan, jeho cenu a hlavně termín, do kdy se o variantě rozhodnete. U podzimních akcí se ptejte i na topidla.
8. Smlouva přečtená až po akci
Peníze se často ztrácejí spíš na podmínkách než na ceně. Před podpisem si projděte:
- storno podmínky a výši zálohy,
- do kdy nahlásit finální počet hostů a co se stane, když jich přijde méně,
- časy na přípravu a úklid, které často nejsou v ceně,
- pravidla pro dekorace: konfety, svíčky, lepení na zdi, balónky s heliem,
- odpovědnost za škody a případné pojištění.
9. Poptávka u jednoho prostoru, a pozdě
Polovina poptávek, které lidé za poslední rok poslali přes Prostormat, přišla čtyři až patnáct týdnů před akcí, typicky kolem osmi týdnů. U prosince to ale nestačí. Zhruba polovina hromadných poptávek mířila na listopad a prosinec a oblíbené čtvrtky a pátky se plní jako první. Oslovte proto rovnou tři až pět prostorů. Když nechcete psát každému zvlášť, pošlete hromadnou poptávku a nabídky vám pošlou prostory, které odpovídají zadání.
10. Prohlídka ve špatnou dobu
Prostor ve dvě odpoledne a v osm večer může působit úplně jinak: jiné světlo, hluk z ulice, hosté restaurace za stěnou. Když to jde, přijďte na prohlídku ve stejnou denní dobu, kdy začne vaše akce, a zeptejte se, kdo bude v den akce vaší kontaktní osobou na místě.
Otázky, které položit před rezervací
- Jaká je kapacita pro naše uspořádání a můžete poslat půdorys?
- Co přesně je v ceně a co se účtuje zvlášť? Je cena s DPH?
- Platí se nájem, minimální útrata, nebo balíček na osobu?
- Do kolika může hrát hudba a kdy musí akce skončit?
- Můžeme mít vlastní catering, víno nebo dort? Za jaký poplatek?
- Jakou techniku máte a bude na místě technik?
- Jaké jsou storno podmínky, záloha a termín pro finální počet hostů?
- Kdy můžeme začít připravovat a do kdy musíme uklidit?
- Jak se k vám dostanou hosté bez auta a kde zaparkují ostatní?
- Je prostor bezbariérový?
Prostory můžete na Prostormatu filtrovat podle typu, lokality a kapacity a poptávku poslat přímo provozovateli. Tipy pro konkrétní typy akcí najdete v průvodcích firemní akce v Praze, jak naplánovat firemní večírek a jak zorganizovat konferenci.
