Úvod
Výběr eventového prostoru je jedním z nejdůležitějších rozhodnutí. Špatně zvolená lokalita, kapacita nebo technické zázemí dokáže pokazit i jinak perfektně připravenou akci. Připravili jsme přehled nejčastějších chyb, které pořadatelé dělají, a tipy, jak se jim vyhnout.
1. Podcenění lokality
Nádherný interiér sice zaujme, ale pokud se hosté do prostoru složitě dostávají, zážitek utrpí. Špatná dostupnost MHD, absence parkování nebo složité navigační pokyny jsou častým kamenem úrazu.
Tip: Zkontrolujte dostupnost autem i veřejnou dopravou a nezapomeňte na hosty přijíždějící z jiných měst.
2. Nesprávná kapacita
Příliš malý prostor je nepohodlný, příliš velký zase působí chladně a prázdně. Kapacita musí odpovídat nejen počtu hostů, ale také typu akce a plánovanému rozmístění.
Tip: Požadujte od provozovatele různé varianty uspořádání – například banket, divadelní nebo školní sezení.
3. Ignorování technického vybavení
Bez kvalitního ozvučení, mikrofonů, projektoru nebo stabilní Wi-Fi se snadno dostanete do neřešitelných situací. Technika je základ, a to nejen u konferencí.
Tip: Zjistěte, co je zahrnuto v ceně pronájmu. Pokud prostor nabízí vlastní technickou podporu, je to velké plus.
4. Opomenutí cateringu
Místo, které nenabízí catering nebo nedovolí externí dodavatele, může zhatit i tu nejlépe naplánovanou akci. Hladoví hosté rovná se nespokojení hosté.
Tip: Prověřte možnosti vlastního cateringu nebo doporučení na ověřené dodavatele.
5. Neřešení akustiky a hluku
Krásný prostor může mít problematickou akustiku. Pokud se hosté neslyší nebo je obtěžuje hluk z okolí, atmosféra akce jde dolů.
Tip: Vyzkoušejte prostor na vlastní uši – domluvte si prohlídku a otestujte komunikaci na různou vzdálenost.
6. Podcenění atmosféry
I technicky perfektní prostor může působit neosobně. Charakter místa by měl odpovídat typu akce.
Tip: Přemýšlejte, jaký dojem má akce vyvolat. Firemní gala večer potřebuje jiný charakter než startupový meetup.
Závěr
Úspěch akce stojí na detailech. Srovnávejte prostory podle lokality, kapacity, technického zázemí i atmosféry. V databázi Prostormat snadno najdete prostory, které splní všechna klíčová kritéria.