Firemní večírek se dá připravit za pár týdnů, když víte, v jakém pořadí rozhodovat: nejdřív formát a počet hostů, pak termín a prostor, potom rozpočet a program. Tenhle návod vás provede všemi kroky a na konci najdete ukázkový harmonogram večera.
1. Jaký večírek chcete
Za stejné peníze uděláte neformální party v baru, slavnostní večeři v restauraci, nebo večer s programem v eventovém prostoru. Rozhoduje, co má akce přinést: poděkování za rok, oslavu výročí, seznámení nových kolegů, nebo setkání s klienty. Ujasněte si také, koho zvete. Partneři nebo rodiny počet hostů snadno zdvojnásobí.
- Party v baru nebo klubu. Neformální, s DJ a tancem.
- Večeře v restauraci. Komornější, dobře se u ní mluví, typicky do 60 hostů.
- Raut s programem v eventovém prostoru. Pro větší firmy, s proslovy, oceněním a zábavou.
- Letní akce venku. Zahrada, gril, sportovní aktivity. Potřebuje plán B na počasí.
2. Termín: kdy začít a kdy slavit
Lidé, kteří hledají prostor přes Prostormat, ho poptávají typicky sedm a půl týdne před akcí. Na běžný termín to stačí, na vánoční večírek ne. Zhruba polovina hromadných poptávek za poslední rok mířila na listopad a prosinec a nejžádanější čtvrtky a pátky mizí jako první. Na prosincový večírek pro větší firmu proto začněte hledat v září, nejpozději v říjnu.
Pokud večírek nemusí být v prosinci, zvažte novoroční večírek v lednu. Leden je podle poptávek na Prostormatu nejklidnějším měsícem roku, takže je větší šance na volný termín i v oblíbených prostorech.
3. Prostor podle počtu hostů
| Počet hostů | Co se obvykle hodí |
|---|---|
| do 30 | salonek v restauraci, rezervovaná část baru, menší galerie nebo kavárna |
| 30–80 | celý bar nebo restaurace, menší loft, galerie, střešní terasa |
| 80–200 | eventový prostor, klub, loď, větší restaurace |
| přes 200 | velké eventové haly, kluby, historické sály, hotelové sály |
Kapacitu posuzujte podle uspořádání: večírek s rautem, barem a tanečním parketem potřebuje víc místa než stejný počet lidí u koktejlu. Zhruba polovina prostorů v katalogu Prostormatu má kapacitu mezi 50 a 200 hosty, takže pro středně velké firmy je výběr největší. Projděte si restaurace, kluby, eventové prostory, střešní terasy nebo lodě.
Bary pro firemní večírky
Zobrazit všechny
4. Rozpočet: z čeho se skládá
- Prostor. Nájem za večer, nebo minimální útrata, tedy částka, kterou musíte v restauraci či baru za jídlo a pití utratit nejméně.
- Jídlo. Raut, servírovaná večeře nebo finger food. Pro představu: pražský catering Fudík, se kterým spolupracujeme, uvádí ve veřejném ceníku raut od 600 Kč na osobu za lehký výběr po 2 400 Kč za prémiový raut s grilem, bez dopravy a obsluhy.
- Pití. Podle skutečné spotřeby, paušál na osobu (open bar), nebo žetony. Open bar je pohodlný, ale vyplatí se ho omezit časem nebo částkou.
- Program a technika. DJ nebo kapela, moderátor, ozvučení, světla, fotokoutek.
- Foto a video, dekorace, tisk.
- Logistika. Šatna, ostraha u větších akcí, doprava hostů domů.
- Rezerva zhruba deset procent.
Nabídky prostorů srovnávejte v přepočtu na hosta a se všemi položkami, ne podle samotného nájmu. Daňové dopady, tedy jestli jde o náklady na reprezentaci, nebo o benefit pro zaměstnance, proberte s účetní předem.
5. Program, který nebude nudit
- Proslovy na začátek a krátce. Vedení firmy do deseti minut, ideálně před jídlem, dokud hosté poslouchají.
- Jeden hlavní bod večera stačí: vystoupení, vyhlášení ocenění, kvíz nebo překvapení.
- Nejdřív konverzace, pak tanec. Hudba ze začátku jen do pozadí, DJ naplno až po jídle.
- Něco pro ty, kdo netančí: fotokoutek, degustace vín nebo piv, karaoke, stolní hry.
- Dobré nealko pro řidiče a hosty, kteří nepijí.
Nápady na program a co potřebují od prostoru
| Program | Co musí prostor zvládnout |
|---|---|
| Živá kapela | pódium nebo volná plocha, elektřina, povolení hlasité hudby |
| DJ | stůl, ozvučení, taneční plocha |
| Moderátor nebo stand-up | mikrofon a ozvučení, chvíle, kdy se nejí a nehraje |
| Kouzelník mezi stoly | nic navíc, hodí se i do menších prostorů |
| Fotokoutek nebo 360° videokoutek | volné místo zhruba 2 × 2 až 3 × 3 m a zásuvka |
| Kasino s krupiéry (o žetony) | místo na herní stoly a pohyb hostů kolem nich |
| Kvíz nebo vyhlášení ocenění | projekce, ozvučení, pódium nebo vyvýšené místo |
| Degustace vín, piv nebo whisky | stoly, sklo, ideálně klidnější část prostoru |
| Karaoke | ozvučení, obrazovka a pravidla pro hudbu po 22. hodině |
| Koktejlový workshop nebo kuchařská show | bar nebo kuchyně, voda, elektřina |
| Taneční lekce (swing, salsa) | volná taneční plocha a lektor |
Program domluvte s prostorem ještě před podpisem smlouvy. Některé prostory mají vlastní ozvučení, pódium i ověřené dodavatele, jinde si všechno přivezete sami. Další nápady najdete v článku Program na firemní akci: 25 nápadů.
Ukázkový harmonogram večera
| Čas | Program |
|---|---|
| 18:00 | příchod hostů, welcome drink, šatna |
| 18:45 | krátký proslov vedení |
| 19:00 | raut nebo večeře |
| 20:30 | hlavní bod programu: vystoupení, ocenění, kvíz |
| 21:00 | DJ nebo kapela, fotokoutek |
| 23:30 | poslední objednávky na baru |
| 24:00 | konec akce, odvoz hostů |
Pokud má akce pokračovat po 22. hodině, ověřte s prostorem, jestli smí hrát hudba naplno. V obytných domech to bývá problém.
6. Detaily, na které se zapomíná
- dietní požadavky a alergie sbírejte spolu s potvrzením účasti,
- šatna s dost velkou kapacitou, v zimě na kabát každého hosta,
- bezbariérový přístup, aby mohli přijít všichni kolegové,
- cesta domů: noční spoje, taxi, sdílené odvozy,
- souhlas s fotografováním a místo, kam se fotky po akci nahrají,
- jeden člověk z firmy, který má celý večer na starosti komunikaci s prostorem a rozhoduje na místě.
Vánoční večírek: co je jinak
Prosinec patří pro prostory k nejvytíženějším měsícům a podmínky mohou být přísnější, například pevné vánoční balíčky nebo vyšší minimální útrata. Mějte v záloze dva až tři možné dny a poptávku pošlete více prostorům najednou. Tipy a vhodná místa najdete na stránce vánoční večírek v Praze.
Prostory pro večírky najdete v přehledu firemní večírek v Praze. Když chcete rychle zjistit dostupnost u více míst, pošlete hromadnou poptávku.
