Firemní večírek se dá připravit za pár týdnů, když víte, v jakém pořadí rozhodovat: nejdřív formát a počet hostů, pak termín a prostor, potom rozpočet a program. Tenhle návod vás provede všemi kroky a na konci najdete ukázkový harmonogram večera.
1. Jaký večírek chcete
Za stejné peníze uděláte neformální party v baru, slavnostní večeři v restauraci, nebo večer s programem v eventovém prostoru. Rozhoduje, co má akce přinést: poděkování za rok, oslavu výročí, seznámení nových kolegů, nebo setkání s klienty. Ujasněte si také, koho zvete. Partneři nebo rodiny počet hostů snadno zdvojnásobí.
- Party v baru nebo klubu. Neformální, s DJ a tancem.
- Večeře v restauraci. Komornější, dobře se u ní mluví, typicky do 60 hostů.
- Raut s programem v eventovém prostoru. Pro větší firmy, s proslovy, oceněním a zábavou.
- Letní akce venku. Zahrada, gril, sportovní aktivity. Potřebuje plán B na počasí.
2. Termín: kdy začít a kdy slavit
Lidé, kteří hledají prostor přes Prostormat, ho poptávají typicky osm týdnů před akcí. Na běžný termín to stačí, na vánoční večírek ne. Zhruba polovina hromadných poptávek za poslední rok mířila na listopad a prosinec a nejžádanější čtvrtky a pátky mizí jako první. Na prosincový večírek pro větší firmu proto začněte hledat v září, nejpozději v říjnu.
Pokud večírek nemusí být v prosinci, zvažte novoroční večírek v lednu. Na leden mířilo za posledních 12 měsíců jen 6 z 90 hromadných poptávek na Prostormatu, takže je větší šance na volný termín i v oblíbených prostorech.
3. Prostor podle počtu hostů
| Počet hostů | Co se obvykle hodí |
|---|---|
| do 30 | salonek v restauraci, rezervovaná část baru, menší galerie nebo kavárna |
| 30–80 | celý bar nebo restaurace, menší loft, galerie, střešní terasa |
| 80–200 | eventový prostor, klub, loď, větší restaurace |
| přes 200 | velké eventové haly, kluby, historické sály, hotelové sály |
Kapacitu posuzujte podle uspořádání: večírek s rautem, barem a tanečním parketem potřebuje víc místa než stejný počet lidí u koktejlu. Zhruba polovina prostorů v katalogu Prostormatu má kapacitu mezi 50 a 200 hosty, takže pro středně velké firmy je výběr největší. Projděte si restaurace, kluby, eventové prostory, střešní terasy nebo lodě.
Bary pro firemní večírky
Zobrazit všechny
4. Rozpočet: z čeho se skládá
- Prostor. Nájem za večer, nebo minimální útrata, tedy částka, kterou musíte v restauraci či baru za jídlo a pití utratit nejméně.
- Jídlo. Raut, servírovaná večeře nebo finger food. Pro představu: pražský catering Fudík, se kterým spolupracujeme, uvádí ve veřejném ceníku raut od 600 Kč na osobu za lehký výběr po 2 400 Kč za prémiový raut s grilem, bez dopravy a obsluhy.
- Pití. Podle skutečné spotřeby, paušál na osobu (open bar), nebo žetony. Open bar je pohodlný, ale vyplatí se ho omezit časem nebo částkou.
- Program a technika. DJ nebo kapela, moderátor, ozvučení, světla, fotokoutek.
- Foto a video, dekorace, tisk.
- Logistika. Šatna, ostraha u větších akcí, doprava hostů domů.
- Rezerva zhruba deset procent.
Nabídky prostorů srovnávejte v přepočtu na hosta a se všemi položkami, ne podle samotného nájmu. Daňové dopady, tedy jestli jde o náklady na reprezentaci, nebo o benefit pro zaměstnance, proberte s účetní předem.
5. Program, který nebude nudit
- Proslovy na začátek a krátce. Vedení firmy do deseti minut, ideálně před jídlem, dokud hosté poslouchají.
- Jeden hlavní bod večera stačí: vystoupení, vyhlášení ocenění, kvíz nebo překvapení.
- Nejdřív konverzace, pak tanec. Hudba ze začátku jen do pozadí, DJ naplno až po jídle.
- Něco pro ty, kdo netančí: fotokoutek, degustace vín nebo piv, karaoke, stolní hry.
- Dobré nealko pro řidiče a hosty, kteří nepijí.
Nápady na program a co potřebují od prostoru
| Program | Co musí prostor zvládnout |
|---|---|
| Živá kapela | pódium nebo volná plocha, elektřina, povolení hlasité hudby |
| DJ | stůl, ozvučení, taneční plocha |
| Moderátor nebo stand-up | mikrofon a ozvučení, chvíle, kdy se nejí a nehraje |
| Kouzelník mezi stoly | nic navíc, hodí se i do menších prostorů |
| Fotokoutek nebo 360° videokoutek | volné místo zhruba 2 × 2 až 3 × 3 m a zásuvka |
| Kasino s krupiéry (o žetony) | místo na herní stoly a pohyb hostů kolem nich |
| Kvíz nebo vyhlášení ocenění | projekce, ozvučení, pódium nebo vyvýšené místo |
| Degustace vín, piv nebo whisky | stoly, sklo, ideálně klidnější část prostoru |
| Karaoke | ozvučení, obrazovka a pravidla pro hudbu po 22. hodině |
| Koktejlový workshop nebo kuchařská show | bar nebo kuchyně, voda, elektřina |
| Taneční lekce (swing, salsa) | volná taneční plocha a lektor |
Program domluvte s prostorem ještě před podpisem smlouvy. Některé prostory mají vlastní ozvučení, pódium i ověřené dodavatele, jinde si všechno přivezete sami. Další nápady najdete v článku Program na firemní akci: 25 nápadů.
Ukázkový harmonogram večera
| Čas | Program |
|---|---|
| 18:00 | příchod hostů, welcome drink, šatna |
| 18:45 | krátký proslov vedení |
| 19:00 | raut nebo večeře |
| 20:30 | hlavní bod programu: vystoupení, ocenění, kvíz |
| 21:00 | DJ nebo kapela, fotokoutek |
| 23:30 | poslední objednávky na baru |
| 24:00 | konec akce, odvoz hostů |
Pokud má akce pokračovat po 22. hodině, ověřte s prostorem, jestli smí hrát hudba naplno. V obytných domech to bývá problém.
6. Detaily, na které se zapomíná
- dietní požadavky a alergie sbírejte spolu s potvrzením účasti,
- šatna s dost velkou kapacitou, v zimě na kabát každého hosta,
- bezbariérový přístup, aby mohli přijít všichni kolegové,
- cesta domů: noční spoje, taxi, sdílené odvozy,
- souhlas s fotografováním a místo, kam se fotky po akci nahrají,
- jeden člověk z firmy, který má celý večer na starosti komunikaci s prostorem a rozhoduje na místě.
Vánoční večírek: co je jinak
Prosinec patří pro prostory k nejvytíženějším měsícům a podmínky mohou být přísnější, například pevné vánoční balíčky nebo vyšší minimální útrata. Mějte v záloze dva až tři možné dny a poptávku pošlete více prostorům najednou. Tipy a vhodná místa najdete na stránce vánoční večírek v Praze.
Prostory pro večírky najdete v přehledu firemní večírek v Praze. Když chcete rychle zjistit dostupnost u více míst, pošlete hromadnou poptávku.
