Výběr prostoru
Konferenční sál musí nabídnout odpovídající kapacitu, technické vybavení a flexibilní uspořádání. Měl by také poskytnout zázemí pro workshopy, networking i přestávky.
Registrace účastníků
Online registrační systém zrychlí check-in a poskytne přehled o účastnících. QR kódy nebo mobilní aplikace ušetří čas pořadatelům i hostům.
Technické zajištění
Bez spolehlivé techniky to nejde. Zajistěte projektory, mikrofony, ozvučení, stabilní Wi-Fi i techniky na místě. Vše otestujte ještě před začátkem.
Catering
Kvalitní občerstvení udrží účastníky svěží a soustředěné. Plánujte coffee breaky, oběd i případný večerní raut. Myslete na různé stravovací preference.
Program a harmonogram
Strukturovaný program s jasnými časy přestávek dodá akci rytmus. Nezapomeňte na networkingové bloky a doprovodný program.
Checklist pořadatele
- Rezervace prostoru a techniky
- Registrace účastníků a komunikace
- Technické zkoušky před akcí
- Catering a speciální požadavky
- Harmonogram a odpovědnosti týmu
- Doprovodný program a networking
Závěr
Důkladná příprava je klíčem k úspěšné konferenci. V databázi Prostormat najdete prostory, které splní technické i logistické požadavky vaší akce.