Ať jde o čtyřicet lidí v zasedačce, nebo o čtyři sta v sále, konference má vždy stejnou kostru: cíl a publikum, prostor a termín, program, registraci, techniku, catering a komunikaci s hosty. Tady je časový plán, podle kterého se dá postupovat, a u každé fáze to, co se nejčastěji podcení.
Než začnete: cíl, publikum a formát
Většinu dalších rozhodnutí určí čtyři odpovědi:
- Proč konference vzniká. Předat informace, prodávat, propojit lidi, nebo poděkovat klientům? Networkingová akce potřebuje foyer a delší přestávky, vzdělávací spíš dobrý sál a techniku.
- Kdo přijde a kolik lidí. Počítejte s rozpětím, ne s jedním číslem. U bezplatných akcí část registrovaných nedorazí, u placených naopak přibývají registrace na poslední chvíli.
- Formát. Půl dne, nebo celý den? Jeden sál, nebo paralelní sekce? Přednášky, panely, nebo workshopy?
- Online přenos. Stream nebo záznam mění nároky na techniku, internet i rozpočet, proto o něm rozhodněte hned na začátku.
Časový plán konference
Na konferenci pro sto a více lidí počítejte se čtyřmi až šesti měsíci přípravy. Menší akci zvládnete i za dva měsíce, pokud má sál volný termín. Nejvíc poptávek na prostory přes Prostormat za poslední rok mířilo na září, pak na červen a květen. V těchto měsících se oblíbené sály plní nejdřív.
| Kdy | Co vyřešit |
|---|---|
| 6–4 měsíce předem | cíl a rozpočet, dva až tři možné termíny, výběr a rezervace sálu, oslovení hlavních řečníků, save the date |
| 3–2 měsíce předem | program a časy, spuštění registrace, poptávka cateringu, technika a případný stream, ubytování pro hosty z jiných měst, grafika a tisk |
| 6–4 týdny předem | pozvánky a připomínky, finální program, podklady od řečníků, kontrola smlouvy (počty hostů, storno) |
| 2 týdny předem | finální počet pro catering, dietní požadavky, jmenovky, podrobný harmonogram dne, briefing dodavatelů |
| 1–3 dny předem | technická zkouška v sále, všechny prezentace na jednom počítači, kontakty na dodavatele na jednom listu |
| Den konference | příchod dvě hodiny předem, zkouška mikrofonů, registrace, hlídání času řečníků |
| Po konferenci | poděkování hostům, prezentace a záznam, krátký dotazník, vyúčtování |
Jak vybrat konferenční sál
Začněte uspořádáním. Stejná místnost pojme v divadelním uspořádání zhruba dvakrát víc lidí než ve školním se stoly, takže kapacita „až 200 osob“ bez upřesnění nic neříká.
| Uspořádání | Pro jaký program | Na co myslet |
|---|---|---|
| Divadelní | přednášky, keynote, tisková konference | nejvyšší kapacita, ale bez stolů na psaní |
| Školní | školení, práce s notebookem | zhruba poloviční kapacita oproti divadelnímu |
| Kabaret (kulaté stoly s volnou stranou) | konference s workshopy a diskuzemi | hosté vidí na pódium i na sebe |
| Tvar U nebo jeden stůl | porady, workshopy do 30 lidí | vhodné pro diskuzi, ne pro velké publikum |
Dál si ověřte:
- Výšku stropu a sloupy. Plátno musí být vidět i ze zadních řad.
- Denní světlo a zatemnění. Celodenní program v místnosti bez oken unaví, projekce v nezatemněném sále nebude čitelná.
- Foyer pro registraci a přestávky. Ideálně oddělené od sálu, aby příprava cateringu nerušila přednášky.
- Místnosti pro paralelní sekce a zázemí pro řečníky.
- Dostupnost. Pro hosty z jiných měst je výhodou blízkost hlavního nádraží nebo metra, pro ostatní parkování.
- Bezbariérový přístup do sálu i na toalety.
Na Prostormatu najdete konferenční prostory v Praze, vzdělávací centra pro školení i hotely, kde je sál, catering i ubytování pod jednou střechou. Na co se ptát při pronájmu, shrnuje stránka pronájem konferenčních prostor v Praze.
Konferenční prostory v Praze
Zobrazit všechny
Technika: co si nechat potvrdit písemně
- Plátno nebo LED obrazovka. Orientačně by výška obrazu měla být aspoň šestina vzdálenosti k poslední řadě, jinak nebude text čitelný.
- Mikrofony. Náhlavní pro řečníky, kteří chodí, ruční pro dotazy z publika, u panelu jeden pro každého. Vždy jeden navíc.
- Prezentace. Jeden počítač pro všechny, přepínač slajdů, redukce (HDMI, USB-C) a náhledový monitor pro řečníka.
- Zvuk. Ozvučení pro mluvené slovo i pro video a hudbu v přestávkách.
- Internet. Wi-Fi pro všechny hosty najednou, pro stream samostatná linka nebo kabel.
- Technik. Kdo bude celý den u pultu a co je v ceně.
Catering a přestávky
Po každých 90 až 120 minutách programu zařaďte přestávku na 20 až 30 minut. Oběd ve stoje u rautu je rychlejší než servírovaný a víc podporuje networking, u celodenní akce ale nechte hostům alespoň 45 minut. Dietní požadavky sbírejte už v registraci a předejte je cateringu, dodavatel má ke každému jídlu uvádět alergeny. Voda a káva by měly být k dispozici celý den, nejen o přestávkách. Kolik jídla objednat a co ovlivňuje cenu, rozebíráme v článku Catering na firemní akci.
Ukázkový program celodenní konference
| Čas | Program |
|---|---|
| 8:30 | registrace, káva a snídaně |
| 9:15 | zahájení a úvodní slovo |
| 9:30 | první blok přednášek |
| 11:00 | coffee break |
| 11:30 | druhý blok nebo panelová diskuze |
| 13:00 | oběd |
| 14:00 | workshopy nebo paralelní sekce |
| 15:30 | coffee break |
| 16:00 | závěrečný blok a shrnutí |
| 17:00 | networking s drinkem |
Hybridní konference a stream
Když část publika sleduje konferenci online, potřebujete kameru nebo několik kamer, obrazový i zvukový mix, stabilní připojení s dostatečnou rychlostí odesílání a technika, který přenos hlídá. Online diváky zapojte do diskuze přes moderátora, který čte jejich dotazy, a řečníkům připomeňte, že mluví i do kamery. Záznam se hodí i bez živého přenosu: po akci ho můžete poslat těm, kdo nepřišli.
Registrace a komunikace s hosty
- Do registračního formuláře dejte jen to nutné: jméno, e-mail, firmu, dietní omezení, případně výběr sekcí. Předem upozorněte, že se na akci bude fotit nebo natáčet.
- Potvrzení pošlete hned po registraci, připomínku týden a den předem, s adresou, spojením a časem začátku.
- Připravte jmenovky s čitelným jménem a firmou.
Rozpočet: hlavní položky
- pronájem sálu včetně času na přípravu,
- technika a technik, případně stream a záznam,
- catering a nápoje,
- řečníci: honoráře, doprava, ubytování,
- moderátor, fotograf, video,
- grafika, tisk, jmenovky, registrační systém,
- rezerva zhruba deset procent na nečekané položky.
Checklist v kostce
- Cíl, publikum, formát a rozpočet jsou schválené.
- Sál je rezervovaný a smlouva zkontrolovaná (kapacita, storno, časy).
- Řečníci jsou potvrzení a program zveřejněný.
- Registrace běží a hosté dostali připomínky.
- Catering je objednaný včetně dietních požadavků.
- Technika je potvrzená písemně, zkouška proběhne den předem.
- Harmonogram dne a kontakty mají celý tým i dodavatelé.
- Po akci odešlete poděkování, materiály a dotazník.
Pokud hledáte sál a nechcete obepisovat prostory jednotlivě, pošlete hromadnou poptávku s termínem, počtem hostů a uspořádáním. Rozešleme ji konferenčním prostorům, které zadání odpovídají.
