Tisková konference má smysl, když máte zprávu, na kterou se novináři budou chtít ptát: nový produkt nebo službu, výsledky, změnu ve vedení, investici nebo krizovou situaci. Když stačí informaci přečíst, pošlete tiskovou zprávu. Níže najdete, jak tiskovou konferenci načasovat, jak pozvat novináře, jak sestavit scénář a co musí umět prostor.
Termín a čas
- Dopoledne. Začátek mezi 10. a 11. hodinou dá redakcím čas zprávu zpracovat ještě týž den.
- Úterý až čtvrtek. V pondělí redakce plánují týden, v pátek odpoledne se čte méně.
- Kalendář událostí. Velká událost nebo tisková konference vlády vám může novináře přebrat. Ověřte si, co se v daný den chystá, a zeptejte se novinářů, se kterými jste v kontaktu.
- Délka. 30 až 45 minut včetně otázek, potom čas na rozhovory.
Pozvánka pro novináře
Pozvánku pošlete týden až deset dní předem a den před akcí připomeňte. Do předmětu napište téma a datum, do textu kdo vystoupí a proč to má novináře zajímat. Akci zveřejněte i na webu a sociálních sítích firmy. Údaje v hranatých závorkách nahraďte vlastními.
Předmět: Pozvánka na tiskovou konferenci: [téma], [datum]
Dobrý den,
zveme vás na tiskovou konferenci [firma] k [téma] [den v týdnu a datum] od [čas] v [název prostoru], [adresa]. Vystoupí [jméno a funkce] a [jméno a funkce]. Představíme [co přesně] a odpovíme na vaše otázky. Po konferenci je možnost individuálních rozhovorů a natáčení.
Účast prosím potvrďte do [datum] na [e-mail nebo telefon]. Pro kamery je připraveno [místo pro stativy, zvuk z mixu].
[jméno, funkce, telefon]
Scénář na 45 minut
| Čas | Bod programu |
|---|---|
| 30 minut předem | registrace novinářů, káva, tiskové materiály, místo pro kamery |
| 0–5 | uvítání, moderátor představí řečníky a program |
| 5–25 | hlavní sdělení, dva až tři řečníci, každý nejvýš 7 minut |
| 25–40 | otázky novinářů |
| 40–45 | závěr, informace o rozhovorech a podkladech |
| po skončení | individuální rozhovory, natáčení, fotky produktu |
Moderátorem bývá tiskový mluvčí nebo PR manažer. Hlídá čas, uděluje slovo a otázky uzavírá. Řečníci si projdou pravděpodobné i nepříjemné otázky předem.
Tiskové materiály
- tisková zpráva se stejnými fakty, jaké zazní na konferenci,
- fotky a videa v tiskové kvalitě ke stažení,
- jména a funkce řečníků, správně napsaná,
- čísla a grafy, které budete citovat,
- kontakt na člověka, který odpoví na doplňující otázky.
Všechno nahrajte na jedno místo a odkaz uveďte v pozvánce, u registrace i ve zprávě po akci.
Co musí umět prostor
- Poloha v centru a dobrá dostupnost MHD. Novináři mají ten den často víc akcí.
- Velikost podle počtu hostů. Lepší menší plný sál než velký poloprázdný. Na fotkách je to vidět.
- Stůl nebo pódium pro řečníky s klidným pozadím nebo stěnou s logem.
- Ozvučení a mikrofony pro řečníky i otázky z publika. Kameramani ocení zvuk z mixu.
- Místo pro kamery vzadu s volným výhledem na řečníky.
- Světlo, které nedělá stíny na tvářích.
- Wi-Fi a zásuvky pro novináře, kteří píšou na místě.
- Místnost na rozhovory stranou od hlavního sálu.
V Praze se pro tiskové konference pronajímají třeba:
- Kamenný sál Rezidence Ostrovní, pět minut pěšky od metra Národní třída, s promítacím plátnem, projektorem, reproduktory a mikrofonem, až pro 60 lidí.
- Skautský institut na Staroměstském náměstí pro 8 až 50 lidí, s kavárnou a občerstvením.
- Art & Event Gallery Černá labuť na Poříčí, jejíž dvě křídla se pronajímají zvlášť i dohromady.
- Empire Hall ve Slovanském domě Na Příkopě pro velké akce až s 800 hosty, s foyer pro registraci a kávu.
Konferenční prostory v Praze
Zobrazit všechny
Hybridní tisková konference
Přenos online rozšíří publikum o novináře mimo Prahu. Potřebujete stabilní připojení po kabelu, kameru, zvuk z mixu a člověka, který hlídá otázky z chatu. Záznam nabídněte ke stažení hned po skončení.
Po tiskové konferenci
- do hodiny rozešlete tiskovou zprávu, fotky a záznam všem pozvaným, i těm, kdo nepřišli,
- na doplňující otázky odpovězte ještě týž den,
- sledujte, co vyšlo, a případné chyby opravte s redakcí slušně a rychle.
Časový plán přípravy
| Kdy | Co zařídit |
|---|---|
| 3 až 4 týdny předem | téma, řečníci, termín, prostor |
| 2 týdny předem | tisková zpráva, fotky a podklady, seznam novinářů |
| 7 až 10 dní předem | pozvánka |
| 2 až 3 dny předem | zkouška řečníků, technika, scénář s časy |
| den předem | připomenutí, kontrola potvrzených účastí |
| v den konference | příjezd hodinu a půl předem, zkouška zvuku a projekce |
Časté otázky
Jak dlouho má tisková konference trvat?
30 až 45 minut včetně otázek. Individuální rozhovory přijdou až potom.
Kdy tiskovou konferenci uspořádat?
Ideálně v úterý až čtvrtek mezi 10. a 11. hodinou, kdy redakce stihnou zprávu zpracovat ještě týž den.
Jak velký prostor potřebuji?
Podle počtu potvrzených novinářů a hostů s malou rezervou. Lepší menší plný sál než velký poloprázdný.
Prostor pro tiskovou konferenci můžete poptat u víc míst najednou přes hromadnou poptávku. Větší konferenci s programem na celý den popisuje checklist pro plánování konference.
