Eventová agentura převezme firemní akci od nápadu až po úklid. Za pohodlí ale platíte a u menších akcí to často není potřeba. Projdeme, co agentura dělá, kdy se vyplatí, kdy akci zvládnete sami a na co se ptát, když si ji vybíráte.
Co eventová agentura dělá
- Koncept a scénář akce podle cíle a rozpočtu.
- Výběr prostoru a vyjednání podmínek.
- Dodavatelé: catering, technika, program, výzdoba, doprava.
- Produkce: pódium, světla, zvuk, časový harmonogram a zkoušky.
- Řízení v den akce: koordinátor na místě, který řeší vše nečekané.
- Vyúčtování: jedna faktura místo desítek.
Kdy se agentura vyplatí
- Akce pro stovky hostů s produkcí, pódiem a technikou.
- Náročný koncept: tematický večer, galavečer, uvedení produktu.
- Hosté ze zahraničí, program na více dní, doprava a ubytování.
- Krátký termín a nikdo ve firmě, kdo by se akci mohl věnovat.
- Akce pro klienty, kde si nemůžete dovolit chybu.
Kdy akci zvládnete sami
- Večeře nebo večírek pro menší tým v restauraci nebo baru, kde prostor zajistí jídlo, pití i hudbu.
- Školení nebo porada v prostoru s vlastní technikou a coffee breaky.
- Akce, kterou pořádáte každý rok a máte ověřené dodavatele.
Hodně práce ušetří prostor, který má vlastní catering i techniku s obsluhou. Pak řešíte jednoho dodavatele místo pěti. Postup krok za krokem najdete v článku Jak zorganizovat firemní akci.
Jak agentury účtují
Agentury si obvykle účtují odměnu za organizaci (paušál, nebo procento z rozpočtu akce), přirážku k cenám dodavatelů, nebo obojí. Některé nabízejí balíčky pro typické akce, třeba vánoční večírek pro daný počet hostů.
Vyžádejte si rozpočet rozepsaný po položkách, ve kterém je vidět cena dodavatelů i odměna agentury zvlášť. Jen tak porovnáte nabídky různých agentur a zjistíte, za co platíte.
Jak vybrat agenturu
- Reference na podobné akce: stejný typ, velikost a rozpočet.
- Kdo bude vaším kontaktem a kdo bude v den akce na místě.
- Transparentní rozpočet s cenami dodavatelů.
- Smlouva: storno podmínky, zálohy, odpovědnost za škody a pojištění.
- Plán B pro počasí, výpadek dodavatele nebo menší počet hostů.
Kombinace: prostor vyberete sami
Častý a úsporný postup je vybrat prostor sami a agenturu nebo produkční firmu objednat jen na to, co prostor nezajistí, například techniku nebo program. Prostory v Praze můžete porovnat v katalogu Prostormatu a víc míst najednou oslovíte hromadnou poptávkou.
Pokud nechcete hledat ani organizovat, Prostormat zařídí akci na klíč pro skupiny od třiceti lidí: prostor, catering, techniku i produkci. Stačí vyplnit poptávku na organizaci akce.
