Odpověď provozovatele je jen tak přesná jako vaše zadání. Když napíšete jen přibližný počet lidí a měsíc, dostanete obecnou odpověď a cenu, která se později změní. Když napíšete termín, počet hostů, formát večera a to, v jaké podobě chcete cenu, dostanete nabídku, kterou můžete porovnat s ostatními. Níže je osnova poptávky, kterou můžete použít pro e-mail i pro hromadnou poptávku.
Co do poptávky patří
| Část poptávky | Co napsat | Proč to provozovatel potřebuje |
|---|---|---|
| Termín | hlavní datum, dva náhradní termíny a čas od–do včetně přípravy a úklidu | bez času nespočítá nájem a nepozná, jestli se akce vejde mezi jiné |
| Počet hostů | odhad a datum, do kdy ho upřesníte | podle počtu vybere místnost a připraví menu |
| Formát | večeře u stolů, raut ve stoje, prezentace, tanec, a v jakém pořadí | kapacita se pro sezení a stání liší skoro dvojnásobně |
| Uspořádání | řady židlí, školní stoly, kulaté stoly, jeden stůl, tvar U | u konferencí a porad určuje, který sál nabídne |
| Jídlo a pití | menu, raut nebo coffee break, nápoje, vlastní dort či víno, vlastní catering | část prostorů vlastní catering nebo přinesené pití nepovoluje |
| Technika a hudba | projektor, mikrofony, ozvučení, DJ nebo kapela, stream | technika se často účtuje zvlášť a hudba má časové limity |
| Lokalita a doprava | čtvrť nebo okolí Prahy, MHD, parkování, bezbariérový přístup | pomůže nabídnout správnou pobočku nebo podobný prostor |
| Podoba ceny | celkem i na osobu, s DPH nebo bez, nájem, útrata, nebo balíček | jen stejně spočítané nabídky se dají porovnat |
| Podmínky | záloha, storno, do kdy platí nabídka, do kolika může akce trvat | rozhodují o riziku, když se plány změní |
Jak poptávku napsat
Začněte jednou větou, která akci shrne: co pořádáte, pro kolik lidí, kdy a kde. Provozovatel z ní hned pozná, jestli má volno a jestli se mu akce vejde. Pak připište části z tabulky, každou na samostatný řádek, ať se v textu dobře hledá.
Na konec napište, v jaké podobě chcete cenu, a otázky k podmínkám. Když stejný text pošlete všem prostorům, dostanete odpovědi, které jdou postavit vedle sebe.
Jak ji vyplnit v hromadné poptávce
Formulář hromadné poptávky má vlastní pole pro datum akce, počet hostů a preferovanou lokalitu. Techniku, catering a parkování napište do pole Speciální požadavky. Formát a program, uspořádání, náhradní termíny, rozpočet a podobu ceny patří do zprávy. Poptávku nejdřív zkontroluje tým Prostormatu a pak ji rozešle prostorům, které odpovídají zadání.
Nejčastější chyby
- Chybí čas. Samotné datum může znamenat tři hodiny i celý den. Napište od–do včetně přípravy.
- Jen odhad počtu. Napište rozpětí a kdy ho upřesníte. U menu a minimální útraty se z něj počítá cena.
- Cena bez podoby. Bez dotazu na DPH a servisní poplatek dostanete čísla, která nejdou porovnat.
- Bez náhradních termínů. V listopadu a prosinci mizí oblíbené dny nejrychleji a druhý termín často rozhodne.
- Bez otázek na podmínky. Na zálohu a storno se ptejte hned, ne až při podpisu.
Co dělat s odpověďmi
Až přijdou nabídky, převeďte je na stejnou akci a cenu na hosta. Postup i tabulku položek, na které se ptát, najdete v článku jak porovnat nabídky pronájmu. Rozdíly mezi nájmem, minimální útratou a cenou za osobu vysvětluje článek pronájem, minimální útrata, nebo cena za osobu.
