Z pozvánky mají hosté během pár vteřin poznat, kdy a kde večírek je, co je čeká a do kdy mají potvrdit účast. Vy z odpovědí potřebujete přesný počet hostů pro prostor a catering. Níže najdete, co do pozvánky patří, kdy ji poslat, a šest textů ke zkopírování, včetně anglické verze. Údaje v hranatých závorkách nahraďte vlastními.
Co v pozvánce nesmí chybět
| Údaj | Jak ho napsat |
|---|---|
| Datum a čas | den v týdnu, datum, začátek i konec, třeba „pátek 11. prosince 2026, 18:00–24:00“ |
| Místo | název, adresa, vchod nebo patro, nejbližší zastávka MHD a parkování |
| Program | dva tři hlavní body s časem, aby hosté věděli, kdy nechodit pozdě |
| Jídlo a pití | večeře, nebo raut, a prosba o nahlášení diet a alergií |
| Dress code | konkrétně: business casual, slavnostně, nebo téma večera |
| Potvrzení účasti | do kdy odpovědět a odkaz na formulář nebo e-mail pro odpověď |
| Doprovod | jestli můžou přijít partneři |
| Cesta domů | noční spoje, taxi, nebo objednaná doprava |
| Fotografování | že se bude fotit, kde budou fotky a komu napsat, když na nich někdo nechce být |
| Kontakt | jméno a telefon organizátora pro dotazy a omluvy |
Termín potvrzení účasti odvoďte od smlouvy s prostorem. Dejte si aspoň týden rezervu před dnem, kdy musíte provozovateli nahlásit konečný počet hostů, protože se z něj u menu a minimální útraty počítá cena.
Kdy pozvánku poslat
| Kdy | Co poslat |
|---|---|
| hned po potvrzení prostoru | save the date: datum, místo a kdy přijde pozvánka |
| 4 až 5 týdnů předem | pozvánku se všemi údaji a termínem potvrzení |
| 2 týdny předem | připomínku těm, kdo neodpověděli |
| týden až den předem | praktické informace: program, cestu, šatnu a kontakt na místě |
V prosinci mají lidé víc pozvánek než volných večerů. Save the date proto pošlete co nejdřív a do pozvánky vždy napište datum, do kdy potvrdit účast.
Text formální pozvánky
Pro e-mail od vedení nebo tištěnou kartu.
Vážené kolegyně, vážení kolegové,
rádi bychom vám poděkovali za letošní rok a pozvali vás na vánoční večírek společnosti [název firmy].
Kdy: [den v týdnu a datum], [od–do]
Kde: [název prostoru], [adresa], [nejbližší zastávka MHD]
Program: [čas] přípitek a slovo vedení, [čas] večeře, potom hudba a zábava
Dress code: [např. business casual]Účast prosím potvrďte do [datum] přes [odkaz nebo e-mail] a uveďte případná dietní omezení. S dotazy se obracejte na [jméno, telefon].
Těšíme se na společný večer.
[podpis]
Text neformální pozvánky
Ahoj všichni,
rok utekl jako voda, tak ho pojďme pořádně oslavit! [Den v týdnu a datum] od [čas] se sejdeme v [název prostoru] ([adresa]). Čeká nás [večeře nebo raut], [hlavní bod programu] a potom tanec až do [čas].
Dress code: [téma, nebo „jak je vám pohodlně“].
Do [datum] prosím dejte vědět přes [odkaz], jestli dorazíte a jestli něco nejíte.
Za organizační tým [jméno]
Krátká zpráva do firemního chatu
Vánoční večírek je tady: [datum] od [čas] v [název prostoru]. Večeře, [hlavní bod programu] a hudba. Účast potvrďte do [datum] tady: [odkaz]. Dotazy na [jméno].
Save the date
Zapište si do kalendáře: vánoční večírek bude [den v týdnu a datum] v [název prostoru]. Pozvánku s programem a potvrzením účasti pošleme do [datum].
Připomínka před večírkem
Už [den] se vidíme na vánočním večírku. Začínáme v [čas] v [název prostoru], [adresa], nejbližší zastávka je [zastávka]. Kdo ještě nepotvrdil účast, dejte prosím vědět do [datum]. Kontakt na místě: [jméno, telefon].
Pozvánka v angličtině
Pro mezinárodní týmy pošlete pozvánku v obou jazycích, nebo jen anglicky.
Dear colleagues,
thank you for a great year. Please join us for our Christmas party.
When: [day and date], [time] to [time]
Where: [venue], [address]
Programme: welcome drink at [time], dinner at [time], then music and dancing
Dress code: [e.g. smart casual]Please RSVP by [date] at [link] and let us know about any dietary requirements. Questions: [name, phone].
We look forward to celebrating with you.
[signature]
Jak hlídat potvrzení účasti
- Jeden formulář. Účast, doprovod, dietní omezení a parkování sbírejte na jednom místě, ne v odpovědích na e-mail.
- Konečný počet hostů. Nahlaste ho prostoru v termínu ze smlouvy. Podle něj se počítá menu i minimální útrata.
- Rezerva na omluvy. V prosinci pár lidí na poslední chvíli onemocní. Zeptejte se prostoru, do kdy můžete počet snížit bez poplatku.
- Tajný Ježíšek. Jestli ho chystáte, napište do pozvánky cenový limit a datum losování.
Na co se ptát prostoru před potvrzením, shrnuje článek jak porovnat nabídky pronájmu. Nápady na program, harmonogram večera a hotový vánoční kvíz najdete v článku program na vánoční večírek.
Ještě nemáte prostor?
Za posledních 12 měsíců mířilo 46 z 90 hromadných poptávek na Prostormatu na listopad a prosinec, volné termíny proto rychle ubývají. Prostory s ověřenou kapacitou a podmínkami najdete na stránce vánoční večírek v Praze, víc míst najednou oslovíte hromadnou poptávkou. Pokud prosinec nevyjde, zvažte novoroční večírek v lednu.
